Reisekostenabrechnungen sind aufwendig und teuer (FOTO)
(ots) -
Studie von HRS und GBTA Foundation deckt vermeidbare Kosten auf
+++ Pro Reisekostenabrechnung fallen durchschnittlich 20 Minuten
Arbeitszeit an +++ Je Abrechnung entstehen Prozesskosten von
durchschnittlich 53 Euro +++ Einsparungen von bis zu 50 Prozent durch
digitale Lösungen möglich
Reisekostenabrechnungen zählen heute zu den großen
Kostenverursachern und Zeitfressern in Unternehmen. Zu dieser
Erkenntnis kommt eine aktuelle Studie der GBTA Foundation und HRS,
bei der weltweit über 500 Reiseverantwortliche aus Unternehmen
befragt wurden. Demnach nimmt jede Reisekostenabrechnung für eine
Geschäftsreise mit Übernachtung im Unternehmen durchschnittlich 20
Minuten Zeit in Anspruch und verursacht Prozesskosten von 53 Euro.
Zudem sind die Abrechnungen fehleranfällig: Etwa jede fünfte
Abrechnung ist falsch und es fallen somit noch einmal 18 Minuten und
47 Euro für die Korrektur an.
Bezogen auf Deutschland, wo laut VDR Geschäftsreiseanalyse im
vergangenen Jahr 175,8 Millionen Geschäftsreisen erfolgten, ergeben
sich damit alleine hierzulande Prozesskosten in Milliardenhöhe - und
ein erheblicher Zeitaufwand für reisende Mitarbeiter. Das Tückische
an diesen Zahlen ist, dass sie als indirekte Kosten oft nicht erkannt
werden. "Auf der Suche nach Einsparpotenzialen schauen die meisten
Unternehmen nur auf die direkten Kosten, also etwa die Preise für
Bahnticket, Flug oder Hotelübernachtung. Dabei bietet eine
Prozessoptimierung in der Reisekostenabrechnung erheblich mehr
Einsparpotenzial. Schlüssel hierfür ist ein automatisierter und
digitalisierter Prozess, der manuelle Eingaben und das Anheften von
Belegen überflüssig macht", sagt Tobias Ragge, Geschäftsführer von
HRS. So konnte ein Kunde von HRS durch digitale Abrechnungsprozesse
Kosten von rund 50 Prozent einsparen.
Europa setzt noch auf Papier - Nordamerika bereits digital
Gerade in Europa ist die Einreichung von Papier-Quittungen bei 81
Prozent der Abrechnungen noch weit verbreitet. Mobile Belege, etwa
mit dem Smartphone abfotografierte Quittungen, die in Nordamerika mit
61 Prozent von der Mehrheit der Unternehmen unterstützt werden, sind
in Europa noch eine Nische (16%). Gescannte Quittungen, mit 84
Prozent ein Standard in Nordamerika, werden in Europa nur bei vier
von zehn Unternehmen eingesetzt. Auch bei elektronischen Quittungen,
wie etwa via E-Mail, liegt Europa mit 33 Prozent weit hinter
Nordamerika (62%), Lateinamerika (56%) und Asien-Pazifik (41%).
Aufholbedarf bei zentraler Bezahlung von Hotelübernachtungen
Professionell gehen die meisten Unternehmen hingegen mit der
Buchung von Flügen um: Bezahlmethoden, die direkt über das
Unternehmen laufen (z.B. Unternehmens-Kreditkarte), kommen hierbei
doppelt so häufig zum Einsatz wie bei Hotelbuchungen. Hier sind
Bezahlmethoden gängiger, bei denen der Mitarbeiter in Vorleistung
tritt und die Kosten nachträglich vom Arbeitgeber erstattet bekommt.
Mit digitalen Bezahllösungen entfällt die unpopuläre Vorauszahlung
und die Daten werden direkt in das Buchhaltungssystem des
Unternehmens eingespielt. Durch detaillierte Informationen und eine
hohe Datenqualität können Firmen weitere Einsparpotenziale bei ihren
Ausgaben identifizieren. Tobias Ragge: "Unternehmer sollten den
Hotelaufenthalt holistisch betrachten - von der Buchung über den
Check-in, die Bezahlung bis hin zur Abrechnung und Archivierung. In
den einzelnen Prozessschritten steckt ein enormes Einsparpotenzial."
Zur Umfrage: Die GBTA Foundation und HRS haben 533
Reiseverantwortliche (Travel Manager) in Unternehmen weltweit (42%
Europa, 38% Nordamerika, 12% Lateinamerika und 8% Asien/Pazifik)
befragt. Die Befragung fand vom 22. September bis 6. Oktober 2015
statt. Die GBTA Foundation ist die Forschungsorganisation der
internationalen Geschäftsreisevereinigung GBTA.
Über die HRS GROUP
Die HRS Group vereint das Hotelportal HRS, das Ferienhausportal
HRS Holidays, den Online-Reservierungsservice HOTEL DE sowie das
Alpenportal Tiscover. Mehr als 290.000 Hotels in 190 Ländern und über
200.000 Ferienhäuser und -wohnungen in Europa sind bereits an die
Portale angeschlossen. In der Zusammenarbeit mit großen Firmenkunden
bietet HRS weltweit eine Vielzahl an kostenfreien Tools und Services,
die die gesamte Wertschöpfungskette rund um die Hotelbuchung abdecken
- vom Hoteleinkauf, über die Abwicklung der Buchungen und innovative
Bezahllösungen bis hin zur Übermittlung relevanter Daten zur Analyse
der Übernachtungskosten. Deshalb buchen neben Millionen von
Privatkunden mehr als 40.000 Firmenkunden über die Portale der HRS
Group - darunter Global Player wie Google, Siemens, Hitachi oder
Alibaba - sowie Zehntausende kleine und mittelständische Unternehmen.
Die kontinuierlich global expandierende Unternehmensgruppe
beschäftigt mehr als 1.500 Mitarbeiter in weltweit 25 Niederlassungen
- darunter Shanghai, Tokio, Singapur, Paris, London, Mumbai, São
Paulo und New York. Der Hauptsitz der HRS Group befindet sich in
Köln.
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Datum: 10.11.2015 - 11:00 Uhr
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