Antworten auf 9 häufige Detailprobleme in ITSM-Projekten
(IINews) - Die meist komplexen Bedingungen in den Projekten des IT
Service Managements (ITSM) bewirken häufig, dass sich
vielfältige Detailprobleme als hinderlich für die Realisierung
erweisen. „Wird ihnen nicht frühzeitig das notwendige
Augenmerk geschenkt oder bleiben sie ungelöst, können
daraus im weiteren Projektverlauf Schwierigkeiten erwachsen,
die zu deutlichen Verzögerungen und schlechteren
Ergebnissen führen“, weiß Arne Fischer aus seiner
Beratungserfahrung. Der ITSM-Analyst des Beratungshauses
ITSM Consulting AG gibt bewährte Tipps für
Problemstellungen, die im Projektalltag des Service
Managements immer wieder anzutreffen sind:
1. Bei Entscheidungen zum weiteren Verlauf eines Projektes
werden die bereits investierten Kosten als Argument für eine
Weiterführung des Projektes aufgeführt:
Bei einer Entscheidung zur Weiterführung eines Projektes
dürfen die bisherigen Investitionen nicht als Argument
herangezogen werden. Vielmehr gilt es, an den
entscheidenden Stellen des Projekts einen
zukunftsbezogenen Business Case durchzuführen.
2. Projekte werden häufig ad hoc gestartet, ohne dass
ausreichend Ressourcen verfügbar sind:
Eine wesentliche Ursache dafür besteht oftmals darin, dass die
Berechtigungen zur Ausgabe des Projektmandates unklar sind
und daher keine Ressourcen benannt werden können. Bei der
Einführung eines Projektmanagement-Prozesses sollte
deshalb eine Zuständigkeitsmatrix erstellt werden, durch
welche Rollen ein Projektauftrag – differenziert nach
Projektgröße und -typ – erteilt werden darf. Auf Basis dieser
Rollenmatrix des Projekts kann eine Zuordnung zu konkreten
Stellen in der Organisation erfolgen, so dass die
Verantwortlichkeiten zur Erteilung von Projektaufträgen klar
geregelt sind.
3. Bei der Projektplanung wird zu schnell über Lösungsansätze
und erforderliche Aktivitäten gesprochen, ohne dass ein
einheitliches Verständnis der genauen Ziele besteht:
Die Projektplanung sollte konsequent auf die zu liefernden
Ergebnisse ausgerichtet werden. Dabei sind alle zu
erstellenden Ergebnisse in messbarer Form möglichst genau
zu beschreiben (Spezifikation des Ergebnisses, Form,
Umfang, Qualität etc.). Eine Beschreibung der
Abnahmekriterien- und verfahren beugt zudem eventuellen
Streitigkeiten vor. Die Aktivitäten sind erst im zweiten Schritt
zu diskutieren, wenn eine Definition der Lieferergebnisse
erfolgt ist.
4. Ansprechpartner sind sich ihrer Rolle in Projekten nicht
bewusst:
Aktive Einbindung in Projekte über Use-Case-Definitionen und
gemeinsame Entwicklung eines Kommunikationsplans.
5. Bei Projektbeginn ist das Projektteam relativ gut informiert,
jedoch fehlt es mit zunehmender Projektdauer sowie
außerhalb des Projektes an Informationen:
Eine Stakeholder-Analyse zu Projektbeginn erstellen, aus der
die Form und der Umfang von Informationen und
Einbeziehung der beteiligten Akteure strukturiert abgeleitet
werden können. Daraufhin lässt sich ein Stakeholder-
spezifisches Kommunikationskonzept aufsetzen.
6. Der vereinbarte Input aus Fachabteilungen wird nicht
geliefert:
Eindeutige Verantwortlichkeiten sowie die Abhängigkeit ihres
Inputs für das Gesamtprojekt (Visualisierung über
Produktstrukturplan) definieren, aus denen die Folgen bei
Nichtlieferung eindeutig ablesbar sind.
7. Neue Projekte und Service-Änderungen werden „on the fly"
und ohne Spezifikationen direkt an einen Mitarbeiter der IT
adressiert:
Entwurf eines strukturierten Verfahrens für
Projektantragstellung und -freigabe, verbunden mit der
Definition von Verantwortlichkeiten zur Steuerung dieses
Prozesses – beispielsweise durch einen entsprechenden IT-
Koordinator.
8. Mit Kunden sind klare Aufgaben und Termine definiert,
diese werden aber immer verschoben:
Workshop zur genaueren Definition der Arbeitspakete mit
Abschätzung der Dauer durch Experten durchführen. Dabei
eine genaue Priorisierung vornehmen, Unterstützung
anbieten, den Abstimmungsprozess überdenken und den
Dokumentationsbedarf klären.
9. Der Status des Projektes ist während der Projekt-
Durchführung häufig unbekannt:
Eine kleine Webseite sowie einen Newsletter nebst Reporting
erarbeiten, die für jeden Stakeholder jederzeit abrufbar sind.
Außerdem sollte in der Verantwortung des Projektleiters ein
Kommunikations-Konzept eingeführt bzw. verbessert werden.
Die ITSM Consulting AG ist ein unabhängiges, international
tätiges IT-Beratungshaus in den Bereichen der
Prozessoptimierung und Organisationsberatung durch IT Service
Management. Die Kernkompetenzen umfassen darüber hinaus
die effektive und effiziente Steuerung von IT-Organisationen im
Sinne einer zeitgemäßen und zielgerichteten IT-Governance.
Gleichzeitig gehört die ITSM Consulting AG zu den wenigen durch
den TÜV akkreditierten Schulungshäusern für ISO/IEC 20000
und sämtliche ITIL®-Ausbildungsgänge in Deutschland. Zudem
werden COBIT®- und PRINCE2®-Schulungen angeboten.
www.itsm-consulting.de
Datum: 06.03.2014 - 12:26 Uhr
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