Automatische Vorklassifizierung von Dokumenten mit ecoDMS
Neuartiges Verfahren: Klassifizierungs- und Barcodevorlagen ermöglichen eine automatische Zuordnung und Vergabe von Berechtigungen für Dokumente
(IINews) - Aachen, 04. Juli 2012. Die applord GmbH aus Aachen hat ein neuartiges, benutzerfreundliches und schnelles Verfahren zur automatischen Vorklassifizierung von Dokumenten für das bekannte Dokumenten Management System ecoDMS entwickelt. Dabei werden gescannte und über den Druckertreiber aufgenommene Dokumente anhand von Schlagwörtern und/oder Barcodes aus zuvor hinterlegten Klassifizierungsvorlagen erkannt und automatisch zugeordnet.
Die automatische Vorklassifizierung sorgt für noch mehr Geschwindigkeit, Effizienz und Sicherheit bei der Archivierung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten. Hierzu sind keine unnötigen, komplizierten Eingriffe auf den Server nötig. Jedes Unternehmen kann die dazugehörigen Einstellungen direkt über die ecoDMS Benutzeroberfläche erfassen. Anhand von selbst erstellten Klassifizierungsvorlagen erfolgt anschließend die Zuordnung der entsprechenden Unterlagen.
Über den Klassifizierungsdialog werden die notwendigen Metadaten wie beispielsweise Ordner, Dokumentenart, Status und Berechtigung vergeben. Im Anschluss können Schlagwörter, die im Dokument vorkommen, eingetragen werden. Anhand dieser Begriffe werden anschließend die Unterlagen erkannt und dann direkt mit den Attributen dieser Vorlage versehen. Einfacher und schneller geht"s nicht.
Zu jeder gespeicherten Vorlage wird gleichzeitig auch ein Barcode erzeugt. Dieser enthält alle Informationen, die in der Vorlage erfasst wurden und kann beliebig auf Dokumente angebracht werden. Werden diese Dokumente in dem Scanprogramm ecoICE abgerufen, wird der Barcode automatisch ausgelesen und die Klassifizierung wird gemäß der hinterlegten Daten durchgeführt.
Die automatische Vorklassifizierung ist eines von vielen Highlights der neuen ecoDMS Version 12.05 (brandine). ecoDMS sorgt als modernes und flexibles Dokument Management System für optimale Arbeitsabläufe in einem Unternehmen. Dieses Client-Server-System überzeugt durch außerordentliche Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit sowie Benutzerfreundlichkeit und durch einzigartige Funktionen, die ein professionelles Dokumenten Management System ausmachen.
Angefangen von der digitalen Posteingangsbearbeitung und einer automatischen Vorklassifizierung, über die revisionskonforme Archivierung von über 180 Dateiformaten, bis hin zum sekundenschnellen Wiederfinden aller Dokumente und der einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, bietet ecoDMS jeglichen Komfort für die Anwender.
Die ecoDMS Vollversion gibt es im Onlineshop der applord GmbH unter www.ecodms.de bereits ab 49,00EUR (brutto) zu kaufen. Wer die Software mit maximal drei Benutzern und eingeschränktem Funktionsumfang nur im privaten Bereich zeitlich unbegrenzt einsetzen möchte, kann die Free4Three Edition kostenlos auf ecodms.de herunterladen. Die Community Edition kann außerdem für 30 Tage als Testversion gewerblich genutzt werden.
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Datum: 04.07.2012 - 14:16 Uhr
Sprache: Deutsch
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