Effektiver elektronischer Datenaustausch + DMS = Prozessoptimierung

Die optimale Kundenzufriedenheit wird maßgeblich durch Flexibilität, Kostensenkung sowie durch ein gutes Zeitmanagement bestimmt. Der ideale Austausch von Geschäftsdokumenten spielt dabei eine bedeutende Rolle und sollte im Idealfall zeitnah, effizient und komfortabel erfolgen. Doch wie steht es um die Umsetzung dieses Idealbilds?

(IINews) - Bei riesigen Ordnerstrukturen und einem hohen Datenaufkommen wird automatisch an große Konzerne gedacht. Das ist ein Trugschluss. Bereits kleine und mittelständische Unternehmen bearbeiten Mengen an geschäftlichen Dokumenten, überwiegend in Papierform. Dazu zählen z.B. Bestellungen, Eingangs- und Ausgangsrechnungen oder Vertragsdaten. Diese werden tagtäglich versendet, empfangen, geöffnet, gesichtet, bearbeitet und verwaltet. Dabei sind die Transportwege per Post oder per Fax extrem zeitraubend und fehleranfällig durch Medienbrüche und manuelle Eingaben. Dennoch sind immer noch viele Firmen und Unternehmen sehr zurückhaltend, was die elektronische Dokumentenbearbeitung betrifft. Doch genau hier besteht ein Ansatz, effizient mit Ressourcen umzugehen sowie die Fehleranfälligkeit in Prozessen zu optimieren. Gerade die kürzlich geänderte Vorschrift für die elektronische Übermittlung von Rechnungen spricht für den elektronischen Weg. Die Anforderungen wurden durch das Steuervereinfachungsgesetz deutlich reduziert. Der Rechnungssteller kann nunmehr frei entschieden, wie eine Rechnung übermittelt wird, z.B. per E-Mail. Die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder eines elektronischen Datenaustauschverfahrens (EDI) ist nun nicht mehr verpflichtend. Das bedeutet konkret: Künftig kann Zeit und Geld gespart werden!

Bei der Implementierung der elektronischen Dokumentenverarbeitung ergeben sich oftmals Fragen wie: Kann sich die Software an unsere IT-Struktur anpassen? Wie viel personelle Ressourcen mit Know-how müssen wir zur Verfügung stellen? Die Antworten hierzu liegen auf der Hand: Heutzutage hat fast jede betriebswirtschaftliche Software Schnittstellen, um Daten elektronisch zu verarbeiten. So können Prozesskosten sowohl auf Unternehmensseite als auch auf der Kundenseite beträchtlich gesenkt werden. Wenn davon ausgegangen wird, dass kleinere und mittelständische Unternehmen hundert oder mehrere tausend Dokumente, die großen Unternehmen weit über hunderttausend Dokumente generieren und bearbeiten, verstecken sich hier enorme Einsparungen bei den Prozesskosten. Bei dem großen Datenvolumen spricht auch sehr viel für die Integration eines Dokumenten-Management Systems (DMS) bzw. revisionssicheren Archivs. Hier ersetzt die DMS-Integration das Papierarchiv, d.h. das es entfallen kann. Alle wichtigen Vorgangsdaten sind dauerhaft von jedem Bildschirmarbeitsplatz erreichbar. Kurze Zugriffszeiten sowie der Sicherheitsaspekt sprechen ebenso sehr dafür. In einem Brandfall sind die Daten eines Papierarchivs unwiderruflich verloren, bei einem DMS-basierten Archiv können alle relevanten Dokumente mit geringem Aufwand dupliziert und an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Zusätzlich bietet die papierlose und platzsparende Bearbeitung nicht nur einen rein betriebswirtschaftlichen Nutzen, sondern auch ökologische Vorteile. Durch die Minimierung von Kopien, z.B. von Rechnungen, Begleitpapieren o.ä. werden wertvolle Rohstoffe gespart und dieses leistet einen erheblichen Beitrag zu einer nachhaltigen Informations- und Kommunikationstechnik.

Einen weiteren Mehrwert bietet die integrative Vernetzung aller Bausteine der gesamten Prozesskette. Bedeutende Vorteile sind hierbei die höhere Qualität des Prozessdurchlaufs, eine höhere Prognosegenauigkeit sowie die vollständige Prozesskontrolle. Der gesamte Arbeitsvorgang kann jederzeit vollständig beleuchtet werden. Die Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und Partnern ist im Vergleich zur Papierlösung um ein Vielfaches höher und wesentlich sicherer. Quantitativ messbare Vorzüge ergeben sich aus der Zeitersparnis und damit dem geringen Ressourcenverbrauch. Unproduktive Zeiten für die Mehrfacherfassung von Daten und Aktensuche entfallen, da die Bearbeiter stets auf alle Vorgangsdaten zurückgreifen können.

„Die Software für eine erfolgreiche Umsetzung und Prozesskostensenkung zeichnet sich im Idealfall durch eine benutzerorientierte Bedienbarkeit und Installation aus sowie durch ein leistungsfähiges System. Hierbei sollte nahezu jedes Format elektronisch empfangen, konvertiert und verschickt werden können. Sämtliche Geschäftsdokumente von Partnern und Lieferanten, z.B. Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine, etc. sollten vollautomatisch ohne Medienbrüche und Zeitverlust weiterverarbeiten und weitergeleitet werden“ so Reinhard Stoever, Geschäftsführer der BSB Bremer Software & Beratungs GmbH. „Bei der Einführung eines Systems zum elektronischen Datenaustausch ist es sinnvoll die Unternehmenswege und –prozesse genauestens zu analysieren und bei der Softwareentwicklung zu beachten. Für eine erfolgreiche Umsetzung sollte eine individuelle Anpassung und Schnittstellendefinition festgelegt werden“ so Stoever weiter. „Ein guter IT-Dienstleister kann dabei bestens unterstützen und zusammen mit dem Kunden den richtigen Weg finden, um erfolgreiche und komfortable Unternehmensprozesse zu ermöglichen, z.B. eine gelungene Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kunden.“

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Datum: 11.04.2012 - 09:34 Uhr
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