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Menschliche Ressourcen im Projektmanagement–Effiziente Personaleinsatzplanung

ID: 2165535

Jedes Projekt steht und fällt mit den Menschen, die es umsetzen


(PresseBox) - Jedes Projekt steht und fällt mit den Menschen, die es umsetzen. Die richtige Verfügbarkeit und optimale Nutzung von menschlichen Ressourcen sind entscheidend für den Projekterfolg. Doch in vielen Unternehmen kämpfen Projektmanager mit Überlastung von Teams, unklaren Verantwortlichkeiten oder fehlendenKompetenzen im Projektteam. Ein professionelles Ressourcenmanagement im Bereich Personal hilft dabei, Engpässe zu vermeiden und Projekte effizient durchzuführen.

Was sind menschliche Ressourcen im Projektmanagement?

Menschliche Ressourcen umfassen alle Personen, die direkt oder indirekt am Projekt beteiligt sind. Dazu gehören:

Projektleitung – Koordination, Steuerung und Verantwortung für den Projekterfolg

Projektteam – Fachkräfte mit unterschiedlichen Kompetenzen, die operative Aufgaben übernehmen

Stakeholder – Kunden, Führungskräfte oder externe Partner, die Einfluss auf das Projekt nehmen

Externe Dienstleister – Berater, Lieferanten oder Freelancer, die projektbezogene Aufgaben übernehmen

Die Herausforderung liegt darin, diese Personen zur richtigen Zeit mit der passenden Aufgabe einzusetzen und dabei die Belastung fair zu verteilen.

Herausforderungen im Ressourcenmanagement von Personal

Ein ineffektives Management menschlicher Ressourcen führt oft zu Problemen im Projektverlauf. Die häufigsten Herausforderungen sind:

1.Überbuchung von Mitarbeitenden

Mitarbeitende sind oft nicht nur einem, sondern mehreren Projekten gleichzeitig zugewiesen. Ohne klare Prioritäten führt dies zu Überlastung, reduzierter Motivation und Qualitätseinbußen. Langfristig kann eine solche Arbeitsweise zu erhöhter Fluktuation und steigenden Krankenständen führen.

2. Fehlende Transparenzüber Verfügbarkeiten

Wenn es keine zentrale Übersicht gibt, wer wann verfügbar ist, entstehen Planungsfehler. Teams arbeiten mit falschen Annahmen, was oft zu Verzögerungen führt. Dadurch kann es passieren, dass dringend benötigte Fachkräfte nicht rechtzeitig eingeplant werden oder unnötig lange Wartezeiten entstehen.





3. Unzureichende Kompetenzen für bestimmte Aufgaben

Nicht jede Fachkraft hat die nötige Erfahrung für jede Projektaufgabe. Wenn Kompetenzen im Team fehlen oder falsch verteilt sind, kommt es zu ineffizienter Arbeit und Qualitätsproblemen.

4. Fluktuation und Krankheitsausfälle

Plötzliche Ausfälle durch Kündigungen, Krankheit oder Urlaub sind schwer vorhersehbar und können das gesamte Projekt aus dem Gleichgewicht bringen.

Strategien für ein erfolgreiches Ressourcenmanagement im Bereich Personal

1. Transparente Ressourcenplanung mit Software-Tools

Eine realistische Personaleinsatzplanung beginnt mit einer zentralen Ressourcenübersicht. Moderne Tools wie Microsoft Project, Smartsheet oder Jira helfen, Verfügbarkeiten zu erfassen und Engpässe frühzeitig zu erkennen.

In einer Cloud-basierte Lösung können alle Teammitglieder ihre Kapazitäten selbst aktualisieren.

2. Klare Rollen und Verantwortlichkeiten definieren

Unklare Zuständigkeiten sind ein häufiger Stolperstein in Projekten. Wenn nicht eindeutig festgelegt ist, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist, kann es zu Doppelarbeit, Verzögerungen und Missverständnissen kommen. Besonders in größeren Teams oder interdisziplinären Projekten kommt es häufig vor, dass sich Mitarbeitende nicht sicher sind, welche Aufgaben sie priorisieren sollen oder bei wem sie Rückfragen stellen können.

Ein Ressourcenmanagement-Plan sollte deshalb genau festlegen:

Werübernimmt welche Aufgaben? Gibt es klare Aufgabenzuweisungen, oder entstehen Lücken?

Welche Fachkenntnisse sind erforderlich? Sind alle Teammitglieder ausreichend qualifiziert, oder besteht Schulungsbedarf?

Wie viel Zeit wird für eine Aufgabe benötigt? Wird realistisch geplant, oder sind die Zeitvorgaben zu optimistisch?

Eine bewährte Methode zur Strukturierung von Rollen ist die RACI-Matrix, die Zuständigkeiten übersichtlich darstellt und klare Verantwortlichkeiten definiert:

R = Responsible (Verantwortlich für die Umsetzung): Diese Person führt die Aufgabe aus.

A = Accountable (Letztverantwortlich für die Aufgabe): Trägt die Gesamtverantwortung und stellt sicher, dass die Aufgabe erledigt wird.

C = Consulted (Beratend involviert): Wird bei Entscheidungen oder wichtigen Arbeitsschritten einbezogen.

I = Informed (Muss informiert werden): Erhält Updates zum Fortschritt, ist aber nicht aktiv beteiligt.

Durch den Einsatz einer RACI-Matrix lassen sich Missverständnisse vermeiden und Entscheidungswege klar strukturieren. Dies sorgt für mehr Effizienz im Team und reduziert Konflikte durch unklare Erwartungen.

3. Skill-Management gezielt einsetzen

Viele Projekte scheitern nicht am fehlenden Personal, sondern an fehlenden Kompetenzen oder unzureichender Qualifikationsverteilung. Häufig sind Teammitglieder zwar verfügbar, verfügen jedoch nicht über die spezifischen Fähigkeiten, die für bestimmte Aufgaben erforderlich sind. Dies führt zu Verzögerungen, Unsicherheiten und Qualitätsproblemen.

Ein gezieltes Skill-Management sorgt dafür, dass die richtigen Personen mit den passenden Fähigkeiten eingesetzt werden. Statt Mitarbeitende nur nach Verfügbarkeit zuzuweisen, sollten ihre Stärken und Entwicklungsfelder berücksichtigt werden, um Effizienz und Motivation zu steigern.

Eine Kompetenzmatrix hilft, sichtbar zu machen, welche Qualifikationen im Team vorhanden sind und wo es Lücken gibt. So lässt sich frühzeitig erkennen, ob gezielte Schulungen oder externe Fachkräfte erforderlich sind. Durch regelmäßige Aktualisierung bleibt sichergestellt,dass das Team optimal auf aktuelle und zukünftige Anforderungen vorbereitet ist.

4. Pufferzeiten einplanen undÜberlastung vermeiden

Mitarbeitende sind keine Maschinen. Eine zu enge Planung führt oft zu Burnout, Frust und sinkender Produktivität. Deshalb sollte jedes Projekt:

Realistische Zeitvorgaben für Aufgaben setzen

Pufferzeiten für unvorhergesehene Verzögerungen einplanen

Workload-Monitoring betreiben, um Überlastungen früh zu erkennen

Nutzen Sie Kapazitätsmanagement-Tools, die nicht nur Aufgaben, sondern auch die tatsächliche Arbeitslast erfassen.

5. Regelmäßige Abstimmung und Kommunikation fördern

Fehlende Kommunikation ist einer der Hauptgründe für ineffizientes Ressourcenmanagement. Regelmäßige Check-ins und Meetings helfen, Engpässe frühzeitig zu erkennen und Lösungen zu finden.

Tägliche Stand-up-Meetings (z. B. in Scrum) für schnelle Abstimmungen

Wöchentliche Ressourcen-Updates, um Verfügbarkeiten zu prüfen

One-on-One-Gespräche, um individuelle Belastungen zu identifizieren

Eine zentrale Projektmanagement-Plattform wie Trello, Asana oder Monday.com sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

Fazit: Menschliche Ressourcen gezielt managen für erfolgreiche Projekte

Effektives Ressourcenmanagement im Bereich Personal ist mehr als nur eine Verfügbarkeitsplanung. Es erfordert eine durchdachte Strategie, um Mitarbeitende nach ihren Fähigkeiten, Kapazitäten und Verfügbarkeiten optimal einzusetzen. Durch transparente Planung, den Einsatz moderner Toolsund eine offene Kommunikation lassen sich Überlastung vermeiden und Projektziele effizient erreichen.

Die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V. ist ein gemeinnütziger Fachverband für Projektmanagement. 1979 gegründet bildet die GPM heute ein weitreichendes Netzwerk für Projektmanagement-Expertinnen und -Experten aus allen Bereichen der Wirtschaft, der Hochschulen und der öffentlichen Institutionen. Der Fachverband trägt wesentlich zur Professionalisierung und Weiterentwicklung des Projektmanagements in Deutschland bei und bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Aus- und Weiterbildung sowie zur Zertifizierung im Projektmanagement. Über den Dachverband International Project ManagementAssociation (IPMA) ist die GPM weltweit vernetzt und bringt auch auf internationaler Ebene die Arbeit an Normen und Standards voran. Mehr dazu unter www.gpm-ipma.de

Unternehmensinformation / Kurzprofil:

Die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V. ist ein gemeinnütziger Fachverband für Projektmanagement. 1979 gegründet bildet die GPM heute ein weitreichendes Netzwerk für Projektmanagement-Expertinnen und -Experten aus allen Bereichen der Wirtschaft, der Hochschulen und deröffentlichen Institutionen. Der Fachverband trägt wesentlich zur Professionalisierung und Weiterentwicklung des Projektmanagements in Deutschland bei und bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Aus- und Weiterbildung sowie zur Zertifizierung im Projektmanagement.Über den Dachverband International Project Management Association (IPMA) ist die GPM weltweit vernetzt und bringt auch auf internationaler Ebene die Arbeit an Normen und Standards voran. Mehr dazu unter www.gpm-ipma.de



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Bereitgestellt von Benutzer: PresseBox
Datum: 11.04.2025 - 10:00 Uhr
Sprache: Deutsch
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Ansprechpartner: Katja Bäumel
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Nürnberg


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Kategorie:

Bildung & Beruf



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