Dokumentenmanagement PaperOffice - Branchenlösung inklusive

In Deutschland stellt der Mittelstand das Rückgrat sowohl der Gesellschaft wie auch der Wirtschaft dar. Von den insgesamt 3,48 Millionen Unternehmen in der Bundesrepublik zählen nur 4,4 % zu den Großunternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten. 16,5 Millionen Menschen arbeiten in Firmen mit weniger als 249 Angestellten. Der weitaus größte Teil der Unternehmen beschäftigt 1 – 9 Mitarbeiter.

(IINews) - Dabei ist die Anzahl der verschiedenen Branchen, in denen die Firmen tätig sind, erstaunlich groß. Der deutsche Wirtschaftsverband listet 497 Branchen in seinem Register auf. Führend dabei, kaum verwunderlich im Autoland Deutschland, die Branchen:

1. Autohandel
2. Maschinenbau
3. Automobilzulieferer

gefolgt von:

4. Logistik
5. Elektrotechnik
6. Bau
7. Versandhandel
8. Textilindustrie
9. Verpackungsindustrie
10. Komponenten

Weit mehr im Fokus des öffentlichen Bewusstseins sind jedoch Branchen mit größeren Schnittstellen zur Bevölkerung, wie zum Beispiel das Gesundheitswesen mit seiner Vielzahl an unterschiedlichen Fachärzten oder auch Versicherungsfirmen. Nicht zu vergessen die Ämter und Behörden, Steuerberater, Pflegedienste, Hausmeisterservice oder Reinigungsunternehmen, um nur ein paar weitere Beispiele aufzuführen.

Administration mit PaperOffice

Die Datenverwaltung von Lieferanten, Kunden, Klienten oder Patienten in den verschiedenen Branchen, aber auch die Buchhaltung, das Rechnungswesen, die Auftragsverwaltung, das Lohn- und Personalwesen verlangen eine exakte, sichere, nachvollziehbare und zugleich einfache Administration. Genau dafür ist PaperOffice, die Dokumentenmanagementsoftware, geschaffen.
PaperOffice DMS baut auf den Windows Betriebssystemen auf und ist so mit gut 90 % aller Rechner in klein- und mittelständischen Unternehmen (KMU) kompatibel. PaperOffice bietet dabei fertige Lösungen, die sich ganz einfach an die Besonderheiten der jeweiligen Branche anpassen lassen.

Darüber hinaus bietet PaperOffice Lösungen für Probleme, die herkömmliche Office-Anwendungen nicht bieten. So etwa die Versionierung der bearbeiteten Dokumente. So lässt sich ganz einfach nachvollziehen, wann und wie ein Dokument geändert wurde und natürlich ist ebenso die Wiederherstellung einer bestimmten Version möglich. Zugleich erkennt PaperOffice Dubletten in seinem System und sorgt so dafür, dass zum einen nicht unnötiger Datenmüll die Leistung und Kapazität des IT-Systems schwächt und zum anderen, dass Dokumente nicht versehentlich doppelt bearbeitet werden. Gerade in Netzwerken ist dies oft ein Problem.

Arbeitserleichterung mit PaperOffice

Wer schon einmal den Versuch unternommen hat, in Office-Anwendungen Dokumentenvorlagen oder Ablagemasken zu erstellen, hat es meist schnell wieder aufgegeben.
PaperOffice erleichtert diese Arbeit nicht nur, PaperOffice besitzt hierfür eine eigene KI. Mit der künstlichen Intelligenz PIA lassen sich aus der Ablage heraus branchenbezogene und genau auf den Bedarf zugeschnittene Dokumentenvorlagen wie auch Ablagemasken erstellen. Natürlich konform mit GoBD sowie GdPDu.

Die Live-Stichwortsuche in PaperOffice beendet ebenso das ewige Geduldsspiel der Suche nach einem bestimmten Ordner oder einem Dokument. Schon bei der Archivierung erstellt PaperOffice ein Stichwortverzeichnis von jedem Dokument, sodass für die Suche bestimmte relevante Begriffe genutzt werden können. Zudem listet die Live-Stichwortsuche automatisch die zuletzt bearbeiteten Dokumente in einer Vorschau auf. Mit der dazugehörigen Filterfunktion können ganze Dokumentenreihen aufgerufen und je nach Bedarf in andere Formate exportiert werden, zum Beispiel die Rechnungen eines Monats, von PaperOffice in Excel gewandelt, um sie dem Steuerberater zu übersenden, der dieses Format in DATEV einbuchen kann.

PaperOffice Workflow – alles im Griff

Über das interne Netzwerk Aufgaben verteilen, deren Bearbeitung kontrollieren, Notizen hinzufügen und sich automatisch den Stand der Dinge anzeigen lassen. Das ist das Workflow-System von PaperOffice, eine weitere der vielen durchdachten Lösungen, die es KMUs in jeder Branche leichter machen, mit den komplexen Aufgaben der Administration fertig zu werden.

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Datum: 30.08.2019 - 13:50 Uhr
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