Schritt für Schritt zu einer guten E-Mail – so schreiben Sie richtig E-Mails:
Wählen Sie einen aussagekräftigen Betreff für Ihre E-Mail
Verwenden Sie eine angemessene Begrüßung / Anrede
Nennen Sie zuerst die wichtigsten Informationen
Vermitteln Sie Ihre Inhalte kompakt und wohlstrukturiert
Verwenden Sie Listen und Auszeichnungen für optische Hervorhebungen
Wählen Sie ein einheitliches Format für Schriftformat und Schriftgröße
Beenden Sie Ihre E-Mail mit einer passenden Grußformel
Zum Schluss fügen Sie Ihrer E-Mail Signatur und Anhang hinzu
E-Mail richtig schreiben: Schritt für Schritt Anleitung zur perfekten E-Mail
Wie bei Briefen auf Papier, folgen E-Mails einem bestimmten Muster. Da alle Leser diese Norm kennen und erwarten, sollten auch Sie Ihre digitalen Briefe entsprechend strukturieren. Damit erleichtern Sie es Ihren Lesern, den Überblick in Ihrem Text zu behalten.
(IINews) -
Schritt 1: Betreff
Am Anfang jeder E-Mail steht die gern ignorierte Betreffzeile. Diese ist dafür gedacht, dem Empfänger auf den ersten Blick das Thema der Nachricht zu vermitteln – und sollte daher auch so gewählt werden. Im Gegensatz zum postalischen Brief hat die Betreffzeile im E-Mail-Verkehr noch den Nutzen, dass sie bereits in der Übersicht des Posteingangs angezeigt wird. So können Empfänger besser entscheiden, ob Sie sich direkt nach Eingang der Nachricht Zeit nehmen oder erst später. Zusätzlich helfen die Angaben in der Betreffzeile dabei, E-Mails wiederzufinden und zu sortieren. Deshalb sind gute Beispiele für einen Betreff:
Meeting: Projektstart / 24.03. / 10-12 Uhr
Leistungsspektrum des Fachkräfte-Coachings
Zusammenfassung des Gesprächs vom 7. April
IT-Information: Update für YZ-Software
Bei diesen Beispielen wird den Lesern direkt klar, was sie im Folgenden erwartet. Aus der Betreffzeile lässt sich so auch schon die Dringlichkeit ablesen.
Umgekehrt heißt dies: Verzichten Sie auf einen Betreff, der nicht auf das Thema eingeht, viel zu lang ist oder eventuell sogar passiv-aggressive Botschaften enthält:
Dringend!!! (Es wäre sinnvoller zu sagen, was denn so dringend ist.)
Eine Bitte (Lieber das Thema der Bitte nennen.)
Zu unserem Gespräch am vergangenen Freitag in der Lobby haben sich bei mir noch ein paar Fragen ergeben! (Die Darstellung der Betreffzeile ist besonders bei Smartphones sehr begrenzt, deshalb ist auch hier Kürze gefragt.)
Re: AW: Re: AW: Re: AW: Sonntags-Brunch mit Günther und Claudia (Die Reihung der Antwortkürzel sollte immer reduziert werden. Wichtig ist bei solchen E-Mail-Konversationen auch, dass der Betreff geändert wird, wenn das Thema der E-Mail nicht mehr das gleiche ist. Geht es inzwischen nicht mehr um den Sonntagsbrunch, sondern um die Verteilung der Arbeit, muss dies in der Betreffzeile geändert werden, damit auch nachträglich noch eine Zuordnung möglich ist.)
Muss das sein? (Es ist keine gute Idee, bereits so in die Kritik einzusteigen. Der Empfänger nimmt automatisch eine Verteidigungshaltung ein und wird Ihre Kritik gar nicht erst annehmen. E-Mails sind aber ohnehin nicht die richtige Kommunikationsform, um Frust abzulassen. Suchen Sie für Kritik lieber das persönliche Gespräch.)
Im Bereich des E-Mail-Marketings wird sehr viel Energie darauf verwendet, wirkungsvolle Betreffzeilen zu formulieren. Mithilfe von A/B-Tests und Statistiken versucht man Öffnungsraten zu optimieren. Wenn Sie im Berufsalltag eine E-Mail schreiben, haben Sie wahrscheinlich keine werblichen Absichten. Dennoch wollen Sie, dass Ihre Mail geöffnet wird. Geben Sie sich also schon bei der Erstellung des passenden Betreffs Mühe.
Schritt 2: Begrüßung
Sie beginnen den eigentlichen Text Ihrer E-Mail mit einer Kombination aus Begrüßungsformel, Wertschätzung und Anrede. So kurz dieses Textelement auch ist, viele Menschen verzweifeln daran.
Wie formell muss ich sein?
Seien Sie lieber zu formell und höflich als zu wenig. Auf der sicheren Seite sind Sie grundsätzlich mit der klassischen Formulierung: „Sehr geehrte …“. Besonders wenn Sie sich an hierarchisch Höherstehende oder an Fremde wenden, ist diese Formel die richtige Wahl. Noch formeller brauchen Sie nur bei Staatsoberhäuptern oder religiösen Würdenträgern werden. Sollten Sie Ihr gegenüber bereits besser kennen, können Sie auch „Liebe …“ oder ein freundliches „Guten Tag“ an den Anfang Ihres elektronischen Briefs setzen. Nur unter guten Kollegen ist ein „Hallo“ oder „Hi“ akzeptabel.
Welche Titel gehören in die Anrede?
In Ihren beruflichen Korrespondenzen kommen Sie immer wieder in Kontakt mit Ansprechpartnern, die wissenschaftliche Grade innehaben, manchmal sogar mehrere. Interessant für die Begrüßung ist allerdings nur der Doktortitel. Magister, Diplom und andere Abschlüsse werden an dieser Stelle in der Regel nicht aufgeführt. Der Professor findet aber in der Anrede immer seinen Platz und ersetzt dann den Doktortitel.
Sehr geehrte Frau Professorin Schmidt
Sehr geehrter Herr Professor Schmidt
Sehr geehrte Frau Dr. Müller
Sehr geehrter Herr Dr. Müller
Wen soll ich zuerst nennen?
Bei mehreren Adressaten müssen selbstverständlich auch alle angeredet werden. Nur bei Anschreiben, die keinen konkreten Ansprechpartner haben, sondern an eine Firma oder Abteilung gerichtet sind, ist das „Sehr geehrte Damen und Herren“ akzeptabel. Deshalb muss man sich fragen, in welcher Reihenfolge die Angeschriebenen in der Begrüßung auftauchen. Generell gilt, dass hierarchisch Höhergestellte immer zuerst genannt werden. Stehen die Personen auf gleicher Ebene, sortieren Sie am besten alphabetisch: Diese Ordnung kann jeder nachvollziehen, und niemand fühlt sich vernachlässigt. Ob Sie die klassische Regel beachten, dass Frauen vor den gleichrangigen Männern genannt werden, hängt von Ihrem persönlichen Geschmack oder den Gepflogenheiten des Unternehmens ab.
Was ist, wenn ich mir nicht sicher bin, ob der Ansprechpartner männlich oder weiblich ist?
Manchmal kennt man nur den Nachnamen der Kontaktperson oder der Vorname ist nicht eindeutig einem Geschlecht zuzuordnen. Dann sollten Sie etwas Detektivarbeit einsetzen, denn eine falsche Anrede kann Ihre Mail ins Abseits stellen. Unternehmenswebsite, Social Media oder das Telefonbuch können in dieser unangenehmen Situation helfen. Eventuell ist, besonders bei größeren Unternehmen, ein Anruf in der Personalabteilung sinnvoll. Wenn es gar nicht anders geht, muss schließlich auf das unpersönliche „Sehr geehrte Damen und Herren“ ausgewichen werden.
Welches Satzzeichen kommt nach der Anrede?
Die beste Lösung hierfür ist das Komma. Sie beenden damit die Zeile, fügen eine Leerzeile ein und schreiben dann klein weiter. Als Alternative gibt es im Deutschen nur das Ausrufezeichen: Nach diesem beginnen Sie den ersten Satz Ihres Briefes allerdings großgeschrieben. Nicht zulässig ist laut Duden ein Punkt.
Sehr geehrter Herr Becker,
vielen Dank für Ihre schnelle Rückmeldung.
Sehr geehrte Frau Schneider!
Vielen Dank für das nette Gespräch am vergangenen Donnerstag.
Schritt 3: Einleitung
Bevor Sie mit Ihrem eigentlichen Anliegen beginnen, sollten Sie in Ihren Text einführen. Halten Sie diese einleitenden Worte aber möglichst kurz, denn Sie möchten weder die Zeit des Lesers noch Ihre eigene beim Schreiben verschwenden. Abhängig von der Situation gibt es mehrere Möglichkeiten, wie eine Einleitung aussehen kann:
Hiermit möchte ich mich bei Ihnen für die ausgeschriebene Stelle in der Personalabteilung bewerben.
Hatten Sie einen schönen Urlaub?
Vielen Dank für das nette Gespräch in der vergangenen Woche.
Haben Sie vielen Dank für Ihre schnelle Antwort.
Ihr Vortrag zum Thema „E-Mail schreiben“hat mir sehr gut gefallen!
Die Einleitung hat die Funktion, die Stimmung des Angeschriebenen, bevor es an den wirklichen Sachverhalt geht, zu steigern. Dafür eignen sich vor allem persönliche und individuelle Fragen oder Kommentare. Vermeiden Sie dabei standardisierte Floskeln und gehen Sie mehr auf die Person ein. Fragen nach dem Urlaub, der überstandenen Krankheit oder der Heimfahrt nach einem Meeting zeigen, dass Sie sich wirklich für den anderen interessieren. Sie können die Einleitung aber auch nutzen, um zum Thema hinzuführen (wie bei einer Bewerbung), um sich selbst vorzustellen oder ein vorangegangenes Gespräch kurz nochmals aufzugreifen.
Schritt 4: Hauptteil
Das Herzstück ihrer E-Mail: Hier geht es darum, Inhalte kompakt und wohlstrukturiert zu vermitteln. Bedenken Sie immer, dass Leser die Informationen schnell und vor allem auch korrekt verstehen müssen. Dafür gibt es einige Regeln, an die Sie sich beim E-Mail-Schreiben halten sollten:
Kurze Sätze: Das ist einfacher gesagt als getan. Sachverhalte scheinen manchmal so kompliziert, dass man mindestens drei Nebensätze für sie braucht. Treffen solche Satzungetüme aber auf den Leser, muss dieser die von Ihnen sorgfältig konstruierten Verschachtelungen erst mühsam auseinandernehmen. Im Zweifelsfall werden Leser einfach resignieren und keine Informationen aufnehmen. Greifen Sie deshalb auf einfache Satzkonstruktionen zurück.
Fettungen und Kursivierungen: Durch optische Hervorhebungen können Leser die wichtigsten Daten und Fakten schneller finden. Das funktioniert aber nur, wenn diese als Akzente eingesetzt werden. Die übermäßige Verwendung bewirkt genau das Gegenteil. Faustregel: Nicht mehr als eine Markierung pro Absatz.
Sinnvolle Absätze: Absätze strukturieren Ihren Text. Untergliedern Sie Ihre E-Mail, damit Sinnzusammenhänge leichter zu erkennen sind. Als Regel können Sie sich merken, dass pro Absatz ungefähr drei Sätze eingeplant werden sollten.
Listen: Mit Listen können Sie Daten und Fakten kompakt präsentieren. Daten zu einem Meeting, Kosten für das anstehende Projekt, Teilnehmer des nächsten Ausflugs: Die wichtigsten Informationen sind auf einen Blick zu erkennen – auch wenn die Mail wieder geöffnet wird. Empfänger brauchen nicht erneut den ganzen Text nach diesen Informationen zu scannen. Für kausale Zusammenhänge sollten Sie allerdings immer auf Fließtext setzen.
Einfache Worte: Machen Sie es nicht noch komplizierter, als es schon ist. Verwenden Sie bestenfalls einfache Wörter, die jeder verstehen kann. Sie können nicht davon ausgehen, dass Leser die ihnen unbekannten Wörter erst nachschlagen. Auch in diesem Fall verfehlen Sie Ihr Ziel (Informationen zu übermitteln), und der Empfänger bleibt ahnungslos zurück. Dies gilt selbstverständlich nicht, wenn Sie mit Experten aus Ihrem Bereich kommunizieren. In solchen Situationen hilft Fachvokabular dabei, sich als Kenner der Materie zu präsentieren. Fremdwörter sind hier auch meist deutlicher und genauer als ihre Synonyme.
Positive Botschaften: Damit die Empfänger Ihrer Mails die Inhalte auch wohlwollend aufnehmen, sich merken und ggf. umsetzen, nutzen Sie eine positive Sprache. Gerade wenn Sie Kritik üben, ist es wichtig, dass Sie konstruktiv bleiben. Konzentrieren Sie sich lieber darauf, was man besser machen kann, statt zu beschreiben, was schlecht läuft oder nicht funktioniert. Wenn Sie sich etwas von dem E-Mail-Empfänger wünschen, sollten Sie auf einen Befehlston und negative Aussagen in Ihrem Text verzichten.
Tipp
Um einen gut strukturierten Text zu verfassen, sollten Sie nicht erst beim Schreiben über den Aufbau nachdenken. Machen Sie sich im Vorfeld bewusst, welche Punkte Sie unterbringen möchten und welche die sinnvollste Reihenfolge ist.
Schritt 5: Schluss
Wenn Sie eine E-Mail richtig schreiben wollen, sollten Sie auch einen runden Abschluss zu Ihrer Nachricht finden. Verwenden Sie den Schluss, um eine Handlungsaufforderung unterzubringen oder den Empfänger mit einem positiven Gefühl aus Ihrem Text zu entlassen:
Falls Sie Fragen haben, können Sie mich jederzeit telefonisch oder per E-Mail erreichen.
Ich freue mich schon jetzt darauf, Sie beim Workshop persönlich kennenzulernen.
Weitere Informationen zum vorgestellten Angebot finden Sie auch auf unserer Homepage.
Ich würde mich sehr freuen, schon bald wieder von Ihnen zu hören.
Ich wünsche Ihnen ein entspanntes Wochenende.
Hinweis
Die Formulierung „Ich bedanke mich im Voraus für Ihre Rückmeldung“ ist in Anschreiben äußerst populär. Zunehmend sorgt sie aber für Verärgerung bei Empfängern. Als Sender erwarten Sie hierbei eine Handlung, zu welcher der Adressat noch gar keine Zustimmung gegeben hat.
Schritt 6: Grußformel
Die Grußformel zum Schluss ist genauso wichtig wie die Begrüßung zum Anfang einer E-Mail. Mit ihr drücken Sie Wertschätzung dem Lesenden gegenüber aus. Freundlichkeit und Höflichkeit sind auch hierbei oberstes Gebot, aber übertreiben Sie es nicht. Mit hochachtungsvollen oder demütigen Grüßen beendet heutzutage wohl niemand mehr seine Business-Mails. „Mit freundlichen Grüßen“ ist hingegen tatsächlich die sicherste Variante, aber nicht unbedingt die beste, schließlich wirkt sie sehr abgedroschen. Mit einer persönlichen Note hinterlassen Sie einen sehr viel positiveren Eindruck:
Herzliche Grüße
Mit sonnigen Grüßen aus Berlin
Viele Grüße nach Köln
Einen guten Start in die Woche
Ich wünsche Ihnen einen entspannten Urlaub
Entgegen der gängigen Meinung wird der Gruß nicht mit einem Komma vom Namen getrennt. Die Zeile endet ohne Satzzeichen, es folgt eine Leerzeile und dann der Name des Absenders oder direkt die Signatur. Sie möchten Ihren Gruß in einen anderen Satz einbauen? Auch hier setzen Sie keine Satzzeichen, fügen allerdings eine Leerzeile zwischen Satzanfang und Gruß ein:
Ich freue mich schon auf unsere Zusammenarbeit und sende Ihnen
freundliche Grüße nach München
Karl Müller
Tipp
Enden Sie Ihre E-Mails niemals mit der Abkürzung „MfG“. Wer sich nicht einmal die Mühe macht, die Grüße auszuschreiben, kann sie nicht wirklich freundlich meinen.
Schritt 7: Signatur
Ganz am Ende Ihrer E-Mail befindet sich die Signatur. Diese ist dazu gedacht, dem Empfänger nähere Informationen und Kontaktdaten zum Absender zu liefern. Deshalb ist hier kein Platz für Sinnsprüche und Lebensmottos. Nach deutschem Recht werden geschäftliche Briefe wie Geschäftsbriefe behandelt und müssen daher einige Pflichtangaben enthalten. Diese Angaben sollten in Ihrer Signatur auftauchen:
vollständiger Name inklusive eventueller Titel
Berufsbezeichnung bzw. Position im Unternehmen
Unternehmensname und die Rechtsform
vollständige Adresse des Unternehmens
Website des Unternehmens
Rufnummer und E-Mail-Adresse des Absenders oder des Unternehmens
zuständiges Registergericht
Registrierungsnummer
die Namen aller Geschäftsführer sowie (bei einer AG) aller Vorstandsmitglieder und des Vorstandsvorsitzenden
Zusätzlich können Sie in der Signatur Links zu Social-Media-Kanälen oder das Firmenlogo einbauen. Allerdings haben manche Nutzer Bilddateien in E-Mails aufgrund von Sicherheitsbedenken blockiert. Prüfen Sie deshalb, ob die Signatur auch ohne die Grafik noch eine gute Form hat.
Hinweis
PS: Das Postskriptum stammt aus einer Zeit, in der Briefe noch von Hand verfasst wurden. Ist dem Autor des Schreibens noch nachträglich etwas eingefallen, hat er darauf verzichtet, den kompletten Brief neu aufzusetzen und stattdessen eine Nachschrift angehängt. Da Sie den Text einer E-Mail aber vor dem Versenden beliebig oft bearbeiten können, sollten Sie in der digitalen Kommunikation auf das PS verzichten.
Schritt 8: Anhang
Versenden Sie nur dann einen Anhang, wenn es wirklich sein muss, und versuchen Sie die Dateigröße so gering zu halten wie nur möglich. Der Speicherplatz von E-Mail-Postfächern ist grundsätzlich begrenzt, und der Empfänger wird mehr als erbost sein, wenn wegen Ihres Anhangs andere E-Mails vom Server blockiert werden. Hinzu kommt, dass viele Menschen E-Mails inzwischen unterwegs lesen: Bei mobiler Datenübertragung können große Anhänge nur sehr langsam oder überhaupt nicht heruntergeladen werden. Beschränken Sie sich also bei Ihren Anhängen auf eine Gesamtgröße von 5 MB. Alles darüber hinaus sollten Sie immer erst auf Nachfrage senden oder einen Link zu einem Datenspeicher setzen, auf dem die Dateien bereitgestellt werden. Wenn es sich beim Anhang um ein Dokument handelt, verwenden Sie lieber PDF statt das Format Ihres Office-Programms. So ist die richtige Darstellung garantiert.
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Datum: 18.06.2019 - 09:50 Uhr
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