Optimaler Workflow mit der Audit- und Checklisten-App

Eine Checklisten-App spart Aufwand, Zeit und Geld

(IINews) - Längst nicht mehr die Regel, immer noch Alltag in Verwaltung und Betriebsprozessen, ist die gute alte Checkliste. Auf Papierformularen wird gecheckt und abgehakt, nachkontrolliert und ausgedruckt. So wird nichts vergessen oder überflüssigerweise doppelt bearbeitet. Und das Ganze landet im Aktenschrank auf seinem geordneten Platz. Ein überaus zeitaufwändiger Prozess, der erhebliche Drucker- und Papierkosten verursacht. Vermeidbar: Denn es gibt mittlerweile digitale Lösungen am Markt. Diese erlauben extrem schnelles Erfassen und Auswerten. Mit einer Checklisten-App lassen sich Checklisten einfach und effizient auf dem Tablet oder Mobiltelefon erstellen, verwalten und kompakt abspeichern.



Wenn es um die Dokumentation, Analyse oder Überwachung von betrieblichen Arbeitsabläufen geht, sind Checklisten unverzichtbar. Über die Einträge in papierbasierte Formulare lässt sich der Alltag im Unternehmen zwar übersichtlich dokumentieren, aber unter erheblichem Zeitaufwand. Weit effizienter und zeitsparender gestalten sich solche Arbeitsprozesse mithilfe einer digitalen Checklisten-App. Die digitale Erfassung bietet eine Reihe interessanter Vorzüge. Doppelteinträge kommen nicht vor, kein Detail wird vergessen. Und die aufwändige Übertragung vom Formular ins Computersystem fällt weg. Jeder Eintrag des Inspektors wird in Echtzeit von den Mitarbeitern im Büro eingesehen, abgeglichen, mit Kommentaren und Fotos ergänzt. Damit wird eine protokollarische Nachbearbeitung überflüssig. Und somit tragen digitale Checklisten entscheidend zur Optimierung des Workflows im Unternehmen bei. Darüber hinaus entdeckt eine gute Checklisten App automatisch etwaige Fehler in den eingetragenen Daten. Zentrale Verwaltung ermöglicht einen zeitnahen Zugriff. Dabei lassen sich praktischerweise übrigens Änderungen der Listen on- und offline durchführen. Für alle Nutzer transparent und hochaktuell. Weiterer Vorteil: Ist die Internetverbindung zwischenzeitlich unterbrochen, ist nichts verloren, die Listen werden automatisch synchronisiert, sobald eine Verbindung aufgebaut ist.

Lässige Routine anstatt lästiger Aufwand

Gerade für Unternehmen im operativen Geschäft ist es enorm wichtig, sich auf die eingesetzte Software jederzeit zu verlassen. Daher stellt die Auswahl aus dem weiten Feld der Checklisten-Apps eine Herausforderung dar. Doch nur auf den ersten Blick: Die Suche vereinfacht eine einfache Bedarfsanalyse. Welche Funktionen bietet die App? Und wie viel Zeit benötigt die Integration in die eigenen Abläufe? Folgende Prioritäten helfen bei der Entscheidung. Die Software muss intuitiv bedienbar sowie skalierbar sein und sich an die individuellen Bedürfnisse des eigenen Unternehmens anpassen. Bei der Audit-App firstaudit von der reinstil GmbH & Co. KG trifft dies vollumfänglich zu: Schließlich schneiden die Entwickler diese App flexibel auf die jeweilige Unternehmensgröße und Branche zu, womit eine von der Plattform unabhängige Nutzung sowohl on- als auch offline möglich wird. Dabei sind der Menge an Checklisten oder Audits und Umfragen keine Grenzen gesetzt. Gleiches trifft auf die digitale Umsetzung von Anforderungen wie Umfrage, Wartung, Inspektion, Maintenance, Prüfung und Qualitätssicherung zu. Aspekte, die einen entscheidenden Beitrag zur Verbesserung des Workflows leisten.



Multi-Kompatibel mit bestehender Software

Kein Problem ist die Einbindung der für iOS, Windows und Android entwickelten firstaudit Audit-App in die bestehende Software im Unternehmen, wodurch eine reibungslose Übertragung der Daten ermöglicht wird. Da die Daten auf sicherheitszertifizierten Servern gesichert werden, ist überdies die für Firmen wichtige Verschlüsselung mit der Audit App gewährleistet. Zugriffsberechtigungen lassen sich problemlos organisieren: So lassen sich verschiedene Nutzer in Gruppen zuweisen, mit wahlweise beschränktem oder vollständigem Datenzugang.



Branchenunabhängig und kosteneffizient

Mit der branchenunabhängigen App firstaudit lassen sich schnell umfangreiche Checklisten erstellen und auf verschiedene mobile Endgeräte übertragen. Auch ohne Programmierkenntnisse. Der Schulungsaufwand ist gering. Für Unternehmen gibt es die Möglichkeit eine Kauflizenz zu erwerben und diese Lösung im eigenen Rechenzentrum mit einer einfachen Serverumgebung zu betreiben.



Dass diese App die Fachwelt überzeugt, zeigt der Einzug ins Finale des "Innovationspreis-IT", wo firstaudit zu den besten drei Preisträgern gehört. Auslober des Preises ist die Initiative Mittelstand, die jährlich innovative Lösungen kürt, die mittelständische Unternehmen für eine digitale Zukunft fit machen.



"firstaudit" ist ein Produkt der Digitalagentur reinstil aus Mainz, die App-Entwicklung zur digitalen Transformation anbietet.

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Datum: 07.06.2018 - 09:50 Uhr
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