Papierloses Büro - Wichtige Tipps zur GOBD
(IINews) - Der Weg ist frei für ein papierarmes Büro. Aber was muss dabei beachtet werden? Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit auch eine rechtliche Absicherung besteht?
Dies alles ist in den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" - kurz "GoBD" - geregelt.
Aber was bedeutet die GoBD für Ihr Unternehmen? Was ist im Arbeitsalltag zu berücksichtigen? Und wissen Sie, dass Rechnungen, die per Mail eingehen, auch digital zu archivieren sind?
Papierloses Büro
Sie erhalten immer öfter Rechnungen per E-Mail oder verschicken selbst Rechnungen an Kunden auf elektronischem Weg? Dann gilt es diese Dokumente nicht wie gewohnt auszudrucken und im Ordner zu archivieren, sondern den elektronischen Weg zu wählen.
Wie bei jeder gesetzlichen Regelung gibt es natürlich auch hier Ausnahmen, aber grundsätzlich gilt: erhalten Sie Rechnungen per Post oder z.B. Lieferscheine, können Sie diese Dokumente einscannen (Stichwort "Ersetzendes Scannen") und Ihrem digitalen Archiv hinzufügen - dies gilt auch für "Papierbelege". So haben Sie kein doppeltes Archivsystem.
Archivieren ist nicht gleich Archivieren
"Ich hab doch schon ein digitales Archiv" sagen Sie jetzt, "Meine Mails sind ja auf meinem Rechner archiviert und alle anderen Daten habe ich auf CD gebrannt".
Das reicht dem Gesetzgeber leider nicht aus. Wichtig ist ein Archivsystem, das Änderungen am ursprünglichen Dokumenten protokolliert und das Original beibehält. Hierzu gibt es spezielle Dokumentenmanagementsysteme, die diese Anforderungen erfüllen, wie z.B. ELOprofessional.
Verfahrensdokumentation
Voraussetzung für die Umsetzung der GoBD-Vorschriften wenn Sie mit einem EDV-gestützten Buchführungssystem arbeiten, ist eine persönliche Verfahrensdokumentation.
Hierbei stehen Ihre Abläufe im Vordergrund und werden genau beschrieben.
Können Sie eine Verfahrensdokumentation auf Nachfrage dem Finanzprüfer nicht vorzeigen oder ist diese unvollständig, dann kann ihre Buchführung als formell nicht ordnungsmäßig eingestuft werden.
Gerne beraten wir Sie. www.msoft.de
Themen in diesem Fachartikel:
Unternehmensinformation / Kurzprofil:
Die M-SOFT Gruppe entwickelt seit 1985 für Handwerk, Handel und Industrie Branchen-Software, die in punkto Nutzen, Zuverlässigkeit und Bedienfreundlichkeit Maßstäbe setzt.
Mittlerweile betreuen unsere 110 Mitarbeiter rund 5.500 Kunden an über 40.000 Arbeitsplätzen.
Dirk Lickschat Digitale Vertriebs- und Marketingberatung
Dirk Lickschat
Am Bach 35 35
33829 D
dl(at)dlick.de
+4954256090572
http://www.dlick.de
Datum: 07.07.2017 - 12:40 Uhr
Sprache: Deutsch
News-ID 1508644
Anzahl Zeichen: 0
Kontakt-Informationen:
Ansprechpartner: Tanja Frickenstein-Klinge
Stadt:
Dissen
Telefon: 05421-959-0
Kategorie:
Telekommunikation
Anmerkungen:
Dieser Fachartikel wurde bisher 123 mal aufgerufen.
Der Fachartikel mit dem Titel:
"Papierloses Büro - Wichtige Tipps zur GOBD
"
steht unter der journalistisch-redaktionellen Verantwortung von
M-SOFT Organisationsberatung GmbH (Nachricht senden)
Beachten Sie bitte die weiteren Informationen zum Haftungsauschluß (gemäß TMG - TeleMedianGesetz) und dem Datenschutz (gemäß der DSGVO).