Garantie- und Zahlungsabwicklung - Mit Business Process Outsourcing die Garantieabwicklung optimieren
Für viele Hersteller ist die Garantieabrechnung mit ihren Fachhändlern ein zwingendes Übel. Auf der einen Seite möchte man als Hersteller einen guten Service bieten, auf der anderen Seite muss jeder Serviceprozess auch wirtschaftlich sein. Hinzu kommen zum Teil aufwendige Klärungen, da nicht jeder Garantiefall eindeutig ist. Durch intelligentes Business Process Outsourcing (BPO) und mit entsprechender Software-Unterstützung lassen sich solche Prozesse optimieren und somit Kosten in der Garantie- und Zahlungsabwicklung einsparen.
(IINews) - Bochum – Für viele Hersteller ist die Garantieabrechnung mit ihren Fachhändlern ein zwingendes Übel. Auf der einen Seite möchte man als Hersteller einen guten Service bieten, auf der anderen Seite muss jeder Serviceprozess auch wirtschaftlich sein. Hinzu kommen zum Teil aufwendige Klärungen, da nicht jeder Garantiefall eindeutig ist. Durch intelligentes Business Process Outsourcing (BPO) und mit entsprechender Software-Unterstützung lassen sich solche Prozesse optimieren und somit Kosten in der Garantie- und Zahlungsabwicklung einsparen.
Auch wenn mittlerweile wesentlich weniger Produkte während der Garantiezeit einen Defekt aufweisen als dies früher der Fall war, stellt der Klärungs- und Abwicklungsprozess im Garantiefall nach wie vor einen nicht unerheblichen Aufwand für den Hersteller dar. Vor allem Fachhändler mit einem geringen Garantievolumen verursachen hohe Abwicklungskosten, da hier viele Einzelvorgänge und Einzelbuchungen anfallen und geklärt werden müssen.
Prozesse digitalisieren und outsourcen
Um den gesamten Prozess der Garantieabwicklung von der Erfassung über die Antragsprüfung bis zur Gutschriftauszahlung zu optimieren und zu vereinfachen hat die InfoTip Service GmbH das Global Claiming System (GCS) entwickelt. Mit diesem System lässt sich der komplette Garantieabwicklungs- und Klärungsprozess digitalisieren, automatisieren und outsourcen. Das System klärt in nahezu allen Fällen automatisch, ob es sich beim Antrag des Fachhändlers tatsächlich um einen Garantiefall handelt. Durch die gezielte und intelligente Filterung der Anträge treten weniger fehlerhafte Vorgänge auf, die einer Klärung bedürfen. Dies spart auf der einen Seite Kosten und beschleunigt auf der anderen Seite den Abwicklungsprozess für den Fachhändler, da er direkt informiert wird, ob und wie es mit seinem individuellen Garantiefall weitergeht. Tritt trotz der Filterung ein für das System unklarer Fall auf, so wird entsprechend ein Mitarbeiter informiert, der den Fall dann individuell prüft und klärt wie weiter zu verfahren ist.
Ein weiterer Vorteil ist die Flexibilität des Systems. Der Hersteller kann selbst entscheiden, ob der komplette Garantieprozess über das Global Claiming System realisiert wird, oder ob er einen Teil seiner Kunden, bspw. Premium- oder Großkunden, selbst abwickelt.
Treuhänderische Zahlungsabwicklung
Um den Prozess für Hersteller noch weiter zu vereinfachen, kann InfoTip ebenfalls die komplette Zahlungsabwicklung im Namen des Herstellers übernehmen. So hat der Hersteller nur noch einen Ansprechpartner, der alle Claims in einem Paket zusammenfasst und diese wie ein Großkunde abrechnet. Die individuelle Prüfung von unklaren Garantieanträgen kann auf Wunsch ebenfalls von InfoTip übernommen werden. Speziell geschulte Mitarbeiter prüfen dann nach Vorgaben des Herstellers die Richtigkeit von Anträgen, die das System bspw. aufgrund fehlender Angaben nicht automatisch verarbeiten kann. Da der entstehende Aufwand über eine Handlingpauschale abgerechnet wird, entstehen dem Hersteller auch nur dann Kosten, wenn ein Garantiefall auftritt. Der Fachhändler profitiert vom prompten Feedback bei der Erfassung seines Antrags, der schnellen Klärung und der zeitnahen Auszahlung seiner Garantieansprüche.
Über 100.000 Claims jährlich
Das Global Claiming System (GCS) kommt bis dato in Deutschland, Österreich, der Schweiz, den Benelux-Staaten sowie Frankreich und Großbritannien zum Einsatz. Durch die gezielte Filterung der über 100.000 jährlich anfallenden Anträge treten weniger fehlerhafte Vorgänge auf, die einer Klärung bedürfen und beschleunigen so den kompletten Prozess bei zeitgleicher Reduktion der Kosten für die Garantieabwicklung.
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Datum: 22.03.2016 - 14:32 Uhr
Sprache: Deutsch
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