Mittelstand kann bis zu 12 Milliarden Euro einsparen
(ots) -
- Die meisten mittelständischen Firmen haben derzeit das Problem,
was sie mit ihren papiergebundenen, archivierten Aktenordnern
machen sollen
- Zwei Möglichkeiten bieten sich an: Digitalisierung oder
Auslagerung der Unterlagen - wobei sich letztgenannte als die
kostengünstigere erweist
Bei immer mehr mittelständischen Firmen stellt sich derzeit die
Frage, was sie mit ihren papiergebundenen Akten machen sollen, denn
der Gesetzgeber schreibt lange Aufbewahrungsfristen vor. Als Lösungen
bieten sich hierfür in erster Linie Digitalisierung oder Auslagerung
der Alt-Dokumente an. Es verblüfft auf den ersten Blick, dass sich
die physische Auslagerung gegenüber der Digitalisierung als
kostengünstigere Variante erweist. Würden alle deutschen
Mittelständler ihre alten Aktenbestände digitalisieren - Berechnungen
gehen hierbei von 666 Millionen Ordnern aus -, so entstünden dadurch
Mehrkosten von bis zu 12 Milliarden Euro gegenüber der Auslagerung,
rechnet Archivierungsexperte Benedikt Steinmetz vor. Laut
Blitzarchiv-Geschäftsführer eine dringend benötigte Summe, um die zu
geringen Investitionen in Innovationen mittelfristig auszugleichen
und um dem zunehmenden Fachkräftemangel spürbar entgegentreten zu
können.
In Deutschland gibt es laut Institut für Mittelstandsforschung
(IfM Bonn) etwa 3,7 Millionen mittelständische Unternehmen; folgende
Berechnung liegt den Zahlen dabei zugrunde: Davon ausgehend, dass
durchschnittlich etwa 180 volle Aktenordner bei jedem Unternehmen im
Archiv schlummern, ergibt das eine Gesamtzahl von 666 Millionen
Ordnern. Für die Digitalisierung eines Aktenordners müssen etwa 25
Euro veranschlagt werden, während es bei der physischen Auslagerung
für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung von zehn Jahren etwas
weniger als 7 Euro sind. Multipliziert man den Differenzbetrag von 18
Euro mit den 666 Millionen Ordnern, so erhält man die Summe von
11,988 Milliarden Euro. "Gerade für papiergebundene Akten aus den
Vorjahren lohnt sich eine Digitalisierung in den allermeisten Fällen
nicht", erläutert Steinmetz. Nichtsdestotrotz schließen sich die
Digitalisierung und die Auslagerung nicht gegenseitig aus, sondern
ergänzen sich, wie der Archivierungsexperte betont: "Viele
DMS-Projekte scheitern an den Kosten der Altaktendigitalisierung. Die
aktuellen Dokumenten digital zu händeln und die Altbestände
auszulagern ist daher nicht nur der kostengünstigste, sondern auch
der schnellste Weg zum papierlosen Büro."
Die physische Aktenlagerung per Mausklick bietet beispielsweise
der Komplettservice von Blitzarchiv. Dieser erstreckt sich von der
Abholung der Alt-Dokumente, ihrer Einlagerung bis hin zur
gesetzeskonformen Aktenvernichtung. Die Steuerung des ausgelagerten,
hochgesicherten Aktenlagers erfolgt über das Internet. Mit wenigen
Klicks kann der Kunde komfortabel im gesicherten und verschlüsselten
Onlineportal unter www.blitzarchiv.de die taggenaue Abholung und
Aufbewahrung steuern. "Blitzarchiv regelt zudem das komplette
Handling zum Archivieren der Geschäftsakten und rund um den
Datenschutz. Im automatischen Hochlager sind die Altakten unter
Beachtung aller relevanten Datenschutzbestimmungen anonymisiert
verwahrt", fügt Steinmetz hinzu.
Blitzarchiv (www.blitzarchiv.de), ein Dienst der Aktentreuhand DE
GmbH, ist das erste komplett automatisierte und anonymisierte
Aktenlager. Blitzarchiv übernimmt für seine Kunden die gesetzlichen
Anforderungen bezüglich der Aufbewahrungsfristen, des Datenschutzes
und der Aufbewahrung von Akten. Der Kunde behält dennoch die volle
Kontrolle über seine Geschäftsakten. Mit wenigen Klicks im
gesicherten und verschlüsselten Onlineportal bestimmt der Kunde die
Einzelheiten von Abholung, Lagerung und Rückholung der Akten oder die
Vernichtung der Akten nach Ende der vereinbarten
Aufbewahrungsfristen. Die Abholung der Akten durch Blitzarchiv
erfolgt schon am nächsten Arbeitstag - ganz gleich ob ein kompletter
Container oder nur ein einziger Aktenkarton ausgelagert wird. Die
Akten sind versichert, die Archivierung erfolgt anonymisiert, der
Kunde kann die Akten jederzeit über das Onlineportal zurück fordern.
Ergebnis: die Kunden von Blitzarchiv sparen Raum, Zeit und Geld.
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Datum: 05.06.2014 - 14:10 Uhr
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